Justificacion de un proyecto de archivo

Métodos de archivo de documentos

Un archivo es «un lugar en el que se conservan registros públicos o documentos históricos» (Merriam-Webster). Los archivos contienen materiales de archivo, que «son objetos de información que sirven como prueba de acontecimientos pasados» (Peter Van Garderen, 2007).

Ya sea en persona o a través de búsquedas en línea, los investigadores pueden localizar muchos materiales primarios y secundarios únicos en un archivo. Por ejemplo, muchos archivos conservan y hacen accesibles diarios, cartas, fotografías y otros documentos de fuentes primarias. A veces, los archivos contienen amplias colecciones de fuentes secundarias «difíciles de encontrar». Por ejemplo, colecciones especializadas de libros y artículos de investigación sobre temas específicos. Por ejemplo, Thomason Special Collections (en la Biblioteca Newton Gresham) contiene una gran colección especial de libros y artículos de investigación sobre la historia de la justicia penal. Además, muchos archivos albergan colecciones de «archivos verticales», que son archivos de folletos y recortes sobre áreas temáticas y suelen ser de carácter local. Por ejemplo, un archivo puede mantener un archivo vertical sobre el gobierno local de una ciudad o sobre personas y lugares específicos que son importantes a nivel local, y no nacional.

¿Qué importancia tiene archivar los proyectos?

La razón principal para archivar tus documentos es evitar la pérdida de datos. Todos los documentos son vulnerables a ser destruidos o corrompidos (si son digitales), ya sea de forma malintencionada, por accidente o por un desastre natural, como una inundación o un incendio. Los documentos electrónicos pueden verse comprometidos por: amenazas a la seguridad.

¿Cuáles son las razones para archivar?

El objetivo del archivado es almacenar datos durante un largo periodo de tiempo. Es un proceso que preserva los documentos para el futuro y los hace accesibles al público. Los documentos de archivo son más fáciles de localizar, proteger y mantener durante todo su ciclo de vida.

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Importancia de los archivos pdf

La gestión de archivos, también conocida como gestión de registros e información, es una función organizativa dedicada a la gestión de la información en una organización a lo largo de su ciclo de vida, desde el momento de su creación o recepción hasta su eventual eliminación. La norma ISO 15489-1: 2001 («ISO 15489-1:2001») define la gestión de documentos de archivo como «[el] campo de la gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos de archivo, incluyendo los procesos para capturar y mantener evidencias e información sobre las actividades y transacciones empresariales en forma de documentos de archivo»[2].

Los documentos de archivo de una organización conservan aspectos de la memoria institucional. A la hora de determinar cuánto tiempo deben conservarse, es importante su capacidad de reutilización. Muchos se conservan como prueba de actividades, transacciones y decisiones. Otros documentan lo que ocurrió y por qué[3]. El propósito de la gestión de documentos de archivo forma parte de la función más amplia de gobierno, gestión de riesgos y cumplimiento de una organización, y se ocupa principalmente de la gestión de las pruebas de las actividades de una organización, así como de la reducción o mitigación del riesgo asociado a ellas[4]. Investigaciones recientes muestran vínculos entre la gestión de documentos de archivo y la rendición de cuentas en el gobierno[5].

Qué es archivar datos

Intente elaborar una breve historia de su organización. Determine cuándo se creó, con qué fondos y a través de qué iniciativas. Elabore una lista del personal principal y las fechas de su mandato. Elabore una lista de proyectos, exposiciones, actos, publicaciones y otros proyectos especiales. Basta con crear un marco para comprender mejor cómo se ha desarrollado la organización a lo largo del tiempo.

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Si es posible, realice una encuesta regional para encontrar materiales que puedan relacionarse con su organización o sus programas. Examine la lista de su personal principal en el pasado, especialmente los coordinadores de artes populares y los trabajadores de campo contratados. ¿Dónde están ahora? Póngase en contacto con ellos para ver si tienen materiales que deberían formar parte de los archivos de la organización. Si no quieren desprenderse del material, al menos anote lo que tienen y dónde reside (en su casa, etc.). El objetivo de la encuesta es conocer qué materiales existen relacionados con su organización y sus actividades, dónde están y qué tipos de formatos están representados (cintas, fotos, etc.).

Importancia de los archivos en una organización

¿Alguna vez se ha preguntado qué hacer cuando termina la consulta sobre la participación de la comunidad? Pues no está solo. Una de las preguntas más frecuentes que nos hacen sobre la participación en línea es qué hacer con las consultas una vez concluidas.

A veces vemos que los proyectos terminados permanecen publicados durante años después de su fecha de finalización, lo que puede hacer que su lista de proyectos sea difícil de manejar, e incluso vemos proyectos antiguos que se vuelven a publicar en modo borrador, lo que hace que ya no estén disponibles para que los miembros de la comunidad puedan consultarlos.

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También se le pedirá que proporcione un mensaje de archivo. Utilice este mensaje para introducir el texto que explica los resultados de su proyecto y enlazar directamente con cualquier documento que pueda apoyar la finalización del proyecto (véase más abajo).

Asegúrese también de que ha actualizado el widget del ciclo de vida para reflejar la fase final de la consulta y añada los resultados del proyecto a la biblioteca de documentos de la página del proyecto recién archivado.

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