Como organizar un evento virtual

Eventos en línea

Como planificador de eventos digitales, hay cuestiones importantes que surgen de esta nueva forma de trabajar. ¿Cómo se planifica un evento totalmente virtual con contenido relevante? ¿Cómo hacer que un evento virtual sea más fácil de navegar? ¿Cómo asegurarse de que un evento virtual sea atractivo e interesante? ¿Qué hace que un evento virtual tenga éxito?

Como organizador de un evento, es fundamental conocer bien las necesidades y expectativas de su público a la hora de planificar cualquier evento. Le sugerimos que «lance sin lanzar», es decir, que explique su objetivo sin convertir el evento en un intenso discurso de ventas. Esto asegurará una conexión humana para el público que puede estar aislado en sus casas. Es crucial recordar que la mayor diferencia entre un evento en directo y un evento virtual es que el público puede simplemente desconectarse del evento en cualquier momento, por lo que hay que dar razones para que los asistentes sigan comprometidos y participen durante todo el transcurso del evento.

Tener en cuenta quiénes son sus asistentes, qué problemas tienen y qué quieren conseguir con el evento virtual garantizará el éxito de la sesión. Usted sabe lo que quiere lograr al organizar este evento virtual y utiliza esos objetivos para transmitir este mensaje a su audiencia.

Trabajos de planificador de eventos virtuales

Si eres un organizador de eventos, ya sabes el ajetreo que conlleva la planificación de la reunión perfecta. Hay que buscar el lugar perfecto, elegir las mesas y las sillas, organizar la distribución de los asientos, enviar las invitaciones y mucho más. Últimamente, el aumento del uso de la tecnología digital ha hecho que los eventos virtuales sean muy populares. Mucha gente prefiere reunirse en línea en lugar de hacerlo en persona, lo que significa que el organizador de eventos moderno tiene que estar a la altura. Teniendo esto en cuenta, hablemos de los eventos virtuales. La gestión de eventos en línea está en auge desde el año pasado, y cada vez más gente lleva sus conferencias, seminarios web, salas de reuniones y otros eventos a plataformas digitales.

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Plataformas como Zoom y Microsoft Teams se han convertido en una parte rutinaria de la vida cotidiana. La gente está casi siempre conectada para trabajar, ver clases o chatear con los amigos. Sin embargo, cuando se trata de crear atractivas conferencias, seminarios web o talleres en línea, hay plataformas de gestión de eventos virtuales más específicas que responden directamente a las necesidades de los planificadores de eventos. Deal Room destaca por sus características técnicas, su interfaz fácil de usar y su insustituible atención al cliente. Es una solución de plataforma única para todo tipo de eventos virtuales e híbridos. El software inteligente le da acceso a reuniones 1 a 1, matchmaking inteligente, streaming de vídeo de alta calidad, varias oportunidades de integración, lugares virtuales, herramientas de networking, mesas redondas y mucho más. Deal Room es todo lo que necesita para empezar a planificar su próximo evento virtual. Ahora que conoce la herramienta que debe utilizar, hablemos de diez consejos para que su evento sea un éxito.

¿Qué es un evento virtual?

No trates a tu público virtual como ciudadanos de segunda clase, exigiéndole demasiado. Los organizadores de eventos no tienen tiempo para ser tecnólogos. Por muy intuitiva que sea cualquier plataforma de eventos, debes asegurarte de que el proveedor de tecnología se compromete a apoyarte durante los ensayos, en el evento y después de que éste haya terminado. – Liesl Pérez, Hubilo

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Los entornos reales y virtuales son dos mundos diferentes que están aquí para complementarse, no para competir. Hay que aprovechar el hecho de que, virtualmente, se puede llegar a un público mucho mayor. Como resultado, existe una sensación de inclusión en el mundo digital que beneficiará no sólo a su evento, sino también a su marca a largo plazo. – Alison Bringé, Launchmetrics

Asegúrese de ofrecer una experiencia virtual que encaje con el resto de experiencias online actuales: piense en Netflix y LinkedIn. Utilice una mezcla de formatos de contenido, desde contenidos de vídeo a la carta que estén siempre disponibles hasta emocionantes sesiones en directo y talleres interactivos. Y, por supuesto, asegúrese de que la gente pueda interactuar, establecer contactos y participar. Y cuando se trate de entornos híbridos, piense en una estrategia de eventos híbridos y mire el panorama general. – Lisa Bennett, Kaltura

Cómo convertirse en organizador virtual de eventos

Los eventos virtuales se celebran desde hace bastante tiempo, pero han cobrado protagonismo en nuestra vida desde hace aproximadamente un año. Hay un debate continuo sobre sus ventajas y desventajas, pero llegaremos a eso en otro post.

Un evento virtual es cualquier evento que tenga lugar en línea y no en un lugar físico.  No hay restricción de tamaño, puede ser desde una pequeña sesión de preguntas y respuestas hasta una conferencia a gran escala con miles de asistentes.

Hay muchas opciones. Ten en cuenta que, a la hora de elegir tu plataforma, la funcionalidad es importante. Esto significa que tendrás que pensar en lo que quieres ofrecer a tus asistentes, por ejemplo, opciones de chat, salas de reuniones, opciones de pizarra, etc. Priorice sus necesidades: ¿quiere un sistema de venta de entradas, un espacio de preinscripción, contenido web o móvil, una página del evento, funciones de seguridad, puestos de expositores, etc.?  Y, por supuesto, piense en su presupuesto y en lo fácil que le resulta la navegación por cada plataforma.

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Desarrolle su programa, invite a sus ponentes y envíe las invitaciones. Todos los eventos necesitan una estructura coherente que mantenga a los asistentes ocupados y ofrezca oportunidades de establecer contactos. Has elegido tu plataforma en función de tus objetivos, así que ahora es el momento de que su funcionalidad te permita alcanzarlos.

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