Como dar conferencias online

Actos comunitarios en línea

La primera reunión exclusivamente en línea sobre fotónica, celebrada el 13 de enero de 2020, fue un éxito rotundo, con 1100 investigadores que participaron a distancia para debatir los últimos avances en fotónica. Aquí, los organizadores comparten sus sugerencias y consejos sobre cómo organizar una conferencia en línea.

Nat Rev Mater 5, 253-256 (2020). https://doi.org/10.1038/s41578-020-0194-0Download citationShare this articleCualquier persona con la que compartas el siguiente enlace podrá leer este contenido:Get shareable linkSorry, a shareable link is not currently available for this article.Copy to clipboard

Plataforma de eventos virtuales

Por mucho que queramos creer que las conferencias tienen que ver con el desarrollo profesional, que los eventos presenciales suelen implicar viajes y que la perspectiva de unos días de vacaciones añadidos es un gran atractivo, en línea lo único que se viaja es a la cocina para tomar una taza de té entre sesión y sesión.

Entonces, ¿cómo conseguir que la gente pague por asistir a su conferencia desde su casa u oficina? ¿Cómo se asegura de que la gente la conozca? ¿Y cómo se asegura de que el evento se desarrolle sin problemas? Estas son las consideraciones clave a la hora de organizar una conferencia académica en línea.

Su conferencia tiene que ser única. Puede que geográficamente no sea un lugar, pero debe ser un destino en cuanto a contenido. ¿Cuál es su punto diferencial? ¿Hay alguien que ofrezca lo mismo? ¿Lo hacen mejor? ¿Lo están haciendo primero? En nuestro caso, la conferencia de la International Block and Intensive Learning and Teaching Association (IBILTA) era la única conferencia internacional de enseñanza en bloque del mundo, así que sabíamos que teníamos ese espacio para nosotros solos.

Ideas para conferencias virtuales

Además, permite que personas de todo el mundo interactúen entre sí sin necesidad de gastar cantidades desorbitadas en vuelos y hoteles. Imagínese lo fácil que es para los profesionales del marketing de la India, Irlanda, Australia y Estados Unidos colaborar virtualmente, en lugar de intentar reunirse en persona.

También puede ayudarle a atraer a ponentes muy solicitados que no tienen tiempo para comprometerse con una conferencia presencial, pero que están dispuestos a compartir las conclusiones del sector a través de una rápida videollamada o una presentación pregrabada.

Además, una conferencia en línea le permite crear un producto -las grabaciones de su conferencia- que puede seguir compartiendo y utilizando como herramienta de generación de contactos durante meses y años después del lanzamiento inicial en directo.

Cuando se siente con su equipo para organizar un evento virtual, lo primero que tiene que decidir es a quién va dirigido, lo que también se conoce como público objetivo. Su público objetivo influirá en casi todos los aspectos de su evento, como los ponentes que seleccione, los temas que trate e incluso el momento en que organice el evento.

Organizar un evento en línea

Las conferencias virtuales no son algo nuevo (de hecho, cada año se celebran algunas de gran envergadura). Sin embargo, muchos planificadores de reuniones no están familiarizados con ellas, por lo que es importante entender que las claves del éxito de una conferencia virtual difieren un poco de las de un acto presencial tradicional. Los ponentes principales también deben ser conscientes de ello, ya que los programas de conferencias que funcionan bien en el escenario pueden no trasladarse bien al formato en línea.

Como orador principal que lleva más de una década dirigiendo conferencias tanto presenciales como virtuales, he aquí 7 consejos que he aprendido para que los eventos digitales tengan éxito, desde las grandes reuniones en línea hasta las pequeñas sesiones de eLearning:

Incluso con los mejores oradores, puede ser difícil mantener la atención de un público virtual sólo con una presentación basada en diapositivas. La mayoría de las plataformas de seminarios web admiten videoconferencias, y los ponentes de conferencias virtuales deberían hacer uso de esa posibilidad. Cuando el público puede ver al ponente en un evento virtual, la experiencia del asistente es más atractiva y personalizada. Si el vídeo no está disponible, considere la posibilidad de acortar las sesiones del ponente de una hora a algo más breve, en un esfuerzo por mantener la participación de la audiencia a lo largo de toda la presentación.